Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest przepisami prawa do przechowywania ważnych biurowych akt w oryginalnej formie przez określony ustawami termin. W biurze firmy lub spółki powinny zatem być dostępne między innymi:

• księgi rachunkowe lub podatkowe,
• dowody księgowe,
• sprawozdania finansowe,
• listy płac,
• protokoły inwentaryzacji.

Ważne jest, aby akta były uporządkowane i przejrzyście ułożone w odpowiednich przybornikach, tak, aby osoby, mające do nich dostęp, mogły po nie bez problemu sięgać. Spora część biur decyduje się także na dygitalizowanie akt. Więcej o obydwu rozwiązaniach w naszym wpisie.

Przechowywanie ważnych akt biurowych w formie elektronicznej

Przechowywanie ważnych akt biurowych w formie elektronicznej jest co prawda wygodne, a dostęp do nich szybki i sprawny, jednak niepozbawione jest wad. Przede wszystkim trzeba pamiętać, aby na bieżąco robić kopie zapasowe dokumentacji, najlepiej na innym nośniku niż komputer. W razie awarii systemu i utracenia danych na PCcie będą one zabezpieczone. Kolejną kwestią jest konieczność zainstalowania na komputerze z dokumentacją firmy programu antywirusowego, najlepiej płatnego i to o najwyższym poziomie ochrony oraz barier przed złośliwym oprogramowaniem. W ten sposób należy zabezpieczyć dane przed atakiem hakerów. Nie można zapominać również o tym, że do komputera musi być na stałe podłączona drukarka, umożliwiająca wydruk danych w każdej chwili. Ze względu na powyższe utrudnienia, wiele firm pozostaje przy dokumentacji papierowej. Gdzie ją przechowywać?

Przechowywanie papierowych akt biurowych

Najlepszym sposobem na przechowywanie ważnych akt biurowych jest umieszczenie ich albo w specjalnych, metalowych, oferowanych przez naszą firmę półkach na akta albo w pojemnikach na czasopisma oraz teczki. Pierwsze z nich, eleganckie i funkcjonalne, wyposażone są w wysuwane tacki oraz uchwyty do przenoszenia. Najlepiej sprawdzają się do przechowywania dokumentów bieżących, głównie faktur. Oferowane są w czterech wersjach: z dwiema, trzema, czterema lub pięcioma półkami, co pozwala na odpowiednie posegregowanie akt wedle przyjętych kategorii. Dzięki temu w dokumentacji panować będzie ład i porządek. Dostępne są w kolorach czarnym, czerwonym, srebrnym, zielonym oraz niebieskim; w ten sposób nie tylko dopasujesz je do wystroju swojego biura, lecz również  stworzysz własny system segregacji akt. Oferowane przez nas półki są odkryte; dostęp do umów, faktur, rachunków czy innych dokumentów jest prosty, szybki i bezpośredni. Półki przeznaczone są na formaty A4 i mniejsze. Z kolei pojemniki na czasopisma oraz teczki umożliwiają przechowywanie dokumentacji z danymi wrażliwymi, na przykład pracowników, w tekturowych teczkach. Dzięki temu nie będą one leżały "na widoku" i nie dostaną się w niepowołane ręce.  Warto się w nie zaopatrzyć i zaprowadzić porządek w biurowej dokumentacji.